Comunicazioni informali e sanzioni disciplinari

1. Il problema: WhatsApp può bastare?

Una lavoratrice di una cooperativa sociale aveva chiesto e ottenuto un periodo di ferie per sottoporsi ad accertamenti medici. Prima della scadenza, avvisa la referente amministrativa che potrebbe aver bisogno di prolungare l’assenza. In quel momento interviene un collega che sostituisce temporaneamente la referente e invita la lavoratrice a rivolgersi direttamente a lui per ogni comunicazione. La lavoratrice gli scrive su WhatsApp chiedendo il prolungamento delle ferie, spiegando i motivi di salute, e riceve un chiaro messaggio di autorizzazione, con l’assicurazione che si sarebbe occupato delle sostituzioni.

Nonostante ciò, il datore di lavoro considera quelle giornate come assenze ingiustificate, ritenendo che la modalità WhatsApp non fosse conforme alle “prassi aziendali”, e irroga una sanzione disciplinare di sospensione di 2 giorni.

In giudizio il datore sostiene che le regole interne prevedevano richieste via mail, preferibilmente seguite da telefonata, e nessun riferimento alla messaggistica WhatsApp.

2. La decisione del giudice e le conseguenze

Il Tribunale di Udine (sentenza n. 167/2026, Sez. Lavoro) annulla la sanzione.

Il giudice ricorda che, in caso di assenza ingiustificata, il datore deve provare il fatto dell’assenza, mentre è il lavoratore che deve dimostrare gli elementi giustificativi. Nel caso concreto, le “precise allegazioni” della lavoratrice trovano riscontro nella messaggistica WhatsApp prodotta in giudizio: vi è una chiara richiesta di prolungamento e una altrettanto chiara autorizzazione da parte del referente aziendale.

Il mancato uso della procedura più formale (mail + telefonata) è ritenuto irrilevante in assenza di:

• direttive davvero tassative sulle modalità di comunicazione;
• prova di effettivi o anche solo concreti potenziali disguidi causati dall’uso di WhatsApp.

Inoltre, l’atteggiamento del referente e il contenuto delle sue risposte hanno ingenerato nella lavoratrice una “incolpevole convinzione” di agire correttamente, richiamando l’orientamento di Cass. 7826/2025 sul legittimo affidamento del dipendente.

Conseguenza pratica: la sanzione disciplinare è dichiarata illegittima e annullata, con condanna del datore di lavoro alle spese di lite.

3. La soluzione: regole chiare e coerenti sulle comunicazioni interne

La vicenda mette in luce alcune criticità organizzative che qualunque datore di lavoro dovrebbe affrontare:

• Regole non tassative: la nota interna indicava una “preferenza” per mail e telefonata, senza escludere in modo chiaro altri canali.
• Uso disinvolto di canali informali da parte dei referenti: è la stessa funzione aziendale a utilizzare WhatsApp, rendendo poco credibile la pretesa di considerarlo mezzo “non valido”.
• Rischio di contenzioso: l’assenza di una policy chiara e coerentemente applicata apre la strada a contestazioni disciplinari fragili, facilmente annullabili in giudizio, con costi economici e reputazionali.

La possibile soluzione è adottare una politica aziendale chiara, scritta e realmente vincolante sulle comunicazioni (ferie, permessi, assenze per malattia o visite mediche), che:

• indichi in modo espresso quali canali sono ammessi (mail, portale aziendale, PEC, ecc.) e quali esclusi;
• preveda regole uniformi per tutti, dirigenti e referenti compresi, evitando prassi “tollerate” che poi vengono smentite;
• chiarisca che, se un referente utilizza canali diversi (es. WhatsApp) e fornisce autorizzazioni, il lavoratore non potrà essere sanzionato se si è affidato in buona fede a quelle indicazioni.

Solo una disciplina interna coerente e applicata in modo uniforme può ridurre il rischio di sanzioni illegittime e di contenziosi, garantendo al tempo stesso le esigenze organizzative del datore e la tutela dell’affidamento dei lavoratori.